IT‑Entscheidungen absichern
Software- und ERP‑Auswahl: eine Entscheidung, die Sie intern erklären können
Von den Anforderungen der Fachabteilungen über Longlist und Shortlist bis zur Vertragsverhandlung. Sie entscheiden auf einer Grundlage, die Sie intern erklären können. Wir verkaufen keine Software und keine Einführung, deshalb können wir jedes Produkt gleich kritisch prüfen.
Was eine Softwareauswahl ist, und was nicht
Eine ERP- oder Softwareauswahl ist eine Investitionsentscheidung, die alle fünf bis zehn Jahre fällt und das Unternehmen für Jahre bindet. Die Fragen dahinter: Welche Software trägt Ihre wesentlichen Abläufe, Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb, Finanzen oder Klientenverwaltung und Abrechnung? Welche Anforderungen erfüllt sie nachweislich, nicht laut Prospekt? Und welche Kosten und Abhängigkeiten entstehen über die Laufzeit, beim Betrieb, beim Partner, beim Ausstieg?
Die Auswahl endet mit einer begründeten Entscheidung und einem Vertrag, in dem Leistungsumfang, Annahmen und Zusatzkosten geklärt sind. Sie ist nicht die Einführung: Konfiguration, Datenübernahme, Schulung und Produktivsetzung kommen danach, müssen aber schon bei der Auswahl kalkuliert sein. Sie ist auch keine Auswahl des IT‑Betreibers, dafür gibt es ein eigenes Verfahren. Und ein passendes Produkt allein garantiert nichts, wenn der Einführungspartner es nicht kann.
Die Anbieter kennen ihr Produkt, Sie kennen Ihr Unternehmen. Dazwischen fehlt meist jemand, der beides versteht und an keinem Abschluss verdient.
Wann eine strukturierte Auswahl ansteht
Das alte System trägt nicht mehr.
Medienbrüche zwischen Abteilungen, Auswertungen aus Excel statt aus dem System, auslaufender Hersteller-Support oder mehrere Programme, die nicht miteinander reden. Erst prüfen, ob das Problem in der Software liegt oder in Daten und Abläufen. Dann auswählen.
Industrie mit Produktion und Kundenanbindung.
Stücklisten, Fertigungsplanung, Rückverfolgbarkeit, Materialengpässe. Dazu die elektronischen Nachrichten, die Automotive-Kunden verlangen, etwa Lieferavise nach VDA‑Vorgabe. Was der Anbieter „EDI‑fähig“ nennt, muss er an Ihren tatsächlichen Kundenprofilen nachweisen.
Sozialwirtschaft, Kirchen und Bistümer.
Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung sind etwas anderes als Finanzbuchhaltung. Testfälle müssen Kostenträgerwechsel, rückwirkende Korrekturen, Eigenanteile und Förderabrechnungen abbilden. Dazu Datenschutz nach Sozialgesetzbuch, KDG oder DSG‑EKD.
Pflichten, die mitentscheiden.
Ordnungsgemäße Buchführung, E-Rechnung, Datenschutz mit Berechtigungen und Löschung, und die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Systemen, die Verhalten oder Leistung auswerten könnten. Keine davon zwingt zu neuer Software, alle gehören in den Anforderungskatalog.
Eine Pflicht zur Softwareauswahl gibt es nicht. Pflicht sind Ergebnisse: korrekte Bücher, geschützte Daten, beteiligte Mitarbeitervertretung. Wer das erst nach der Entscheidung prüft, baut es teuer nach.
Die Entscheidungen, die vor der Produktwahl kommen
Vier Weichen, die jedes Auswahlverfahren stellt. Keine davon hat eine allgemeingültige Antwort, jede hat einen Preis.
| Weiche | Die eine Seite | Die andere Seite |
|---|---|---|
| Cloud oder eigener Betrieb | Weniger Betriebsaufgaben, Abhängigkeit von Verfügbarkeit, Vertrag und Datenexport | Mehr Kontrolle, eigene oder beauftragte Betriebsleistung nötig |
| Standard oder Anpassung | Weniger Sonderpflege, dafür Prozessänderungen im Haus | Besonderheiten abgebildet, dafür Entwicklungs-, Test- und Folgekosten bei jedem Versionswechsel |
| Branchenlösung oder Generalist | Abläufe oft schon enthalten, weniger alternative Einführungspartner | Breiter Markt, dafür Zusatzmodule und Schnittstellen |
| Altdaten komplett oder selektiv | Historische Auswertungen möglich, hoher Bereinigungsaufwand | Weniger Daten im neuen System, gesicherter Archivzugriff für Aufbewahrungspflichten nötig |
| Kauf oder Abonnement | Einmalpreis plus Wartung, Versionswechsel als eigenes Projekt | Laufende Kosten, Preisänderungen und Kündigungsbedingungen entscheiden |
Ein Abonnement ist nicht automatisch Cloud, ein Kauf nicht automatisch eigener Betrieb. Verglichen werden alle Kosten über denselben Nutzungszeitraum: Lizenzen, Wartung, Einführung, Anpassungen, interne Arbeit und der Ausstieg.
Softwareauswahl
Was die Software- und ERP‑Auswahl von itkomm umfasst
Ein Projekt mit klarem Ergebnis: eine Entscheidungsvorlage, die die Geschäftsführung versteht, und ein verhandelter Vertrag. Die Einführung macht Ihr Systemhaus oder der Partner des Herstellers, wir können sie als Projektleitung steuern.
Anforderungen mit den Fachabteilungen.
Gespräche mit Einkauf, Produktion, Vertrieb, Verwaltung, Abrechnung: Wo klemmt es, was muss, was wäre schön. Daraus ein Lastenheft mit Prioritäten, das die Geschäftsführung freigibt, bevor ein Anbieter es sieht.
Marktübersicht, Longlist, Shortlist.
Welche Produkte und Partner kommen für Ihre Branche und Größe infrage, welche fallen an Ausschlusskriterien. Angebote auf ein vergleichbares Format bringen, Shortlist mit Begründung.
Präsentationen mit eigenen Testfällen.
Nicht die Verkaufsshow des Anbieters, sondern Ihre Fälle: die Stücklistenänderung, der Kostenträgerwechsel, der Kundenabruf. Alle Anbieter bekommen dieselben Fälle, die Fachbereiche bewerten die Ergebnisse.
Referenzen und Partnerprüfung.
Gespräche und möglichst Besuche bei Kunden mit vergleichbarer Branche und Komplexität. Dazu die Frage, ob der Einführungspartner Produkt, Branche und Personal nachweislich beherrscht.
Vertrag und Verhandlung.
Leistungsumfang, Annahmen, Zusatzkosten, Nutzerdefinitionen, Wartung, Versionswechsel, Kündigung, Datenexport. Wir verhandeln fachlich, die juristische Prüfung macht Ihre Kanzlei.
Entscheidungsvorlage.
Empfehlung mit Begründung, Gesamtkosten über die Laufzeit, offene Risiken und was die Einführung braucht. Die Entscheidung treffen Sie. Wer die Einführung danach gesteuert haben will, findet das in der Projektleitung bei Einführungen.
Was nicht enthalten ist: Programmierung, Konfiguration, die Datenübernahme selbst, Schulung, Betrieb und jede Form von Lizenzverkauf oder Vermittlungsprovision. Die Auswahl des IT‑Dienstleisters für den Betrieb ist ein eigenes Verfahren, siehe Dienstleisterauswahl.
So läuft die Auswahl
01
Ziele und Lastenheft.
Geschäftsführung legt Ziele, Budgetrahmen und Verantwortliche fest. Fachbereiche beschreiben Abläufe, Engpässe und Muss-Anforderungen.
02
Markt, Testfälle, Referenzen.
Longlist und Shortlist, Präsentationen mit Ihren Testfällen, Bewertung durch die Fachbereiche, Referenzgespräche und Besuche.
03
Verhandlung und Entscheidung.
Kosten, Anpassungen, Migration, Vertragsbedingungen und offene Risiken klären. Entscheidungsvorlage, Freigabe, Vertrag.
Was kostet die Softwareauswahl?
Die Begleitung durch itkomm ist ein Projektpreis, den wir nach der Zielklärung festlegen. Er hängt von der Zahl der Fachbereiche, Gesellschaften und Standorte, der Anbieterzahl und dem Verhandlungsaufwand ab. Gemessen an Lizenz-, Einführungs- und Folgekosten über die Laufzeit ist er ein kleiner Posten, und er fällt nur einmal an. Lizenzen, Einführung und Betrieb rechnen Hersteller und Partner direkt mit Ihnen ab, ohne dass wir daran beteiligt sind.
Wer die Auswahl bei itkomm begleitet
Oliver Bajunovic war Führungskraft in der Industrie, im Großhandel mit Automotive-Anbindung und in der Sozialwirtschaft, bevor er itkomm gegründet hat. Er hat ERP‑Projekte von der Kundenseite aus erlebt, zuletzt ein SAP‑Upgrade für einen Industriebetrieb mit rund 380 Mitarbeitenden an vier Standorten, im Budget und mit Produktionsstart wie geplant. Heute arbeitet er für Industriebetriebe, Mittelständler und Träger der Sozialwirtschaft im Umkreis von rund 100 Kilometern um Fulda und darüber hinaus.
Mehr über itkommHäufige Fragen zur Software- und ERP‑Auswahl
Müssen wir überhaupt wechseln?
Nicht immer. Erst prüfen, ob die Probleme aus Grenzen der Software kommen oder aus schlechten Daten und unklaren Abläufen. Ein neues System auf alte Probleme zu setzen, ist der teuerste Weg, sie zu behalten.
Welche Software ist die richtige?
Die, die Ihre priorisierten Anforderungen nachweislich erfüllt, bei Ihnen vor Ort an Ihren Fällen, und über die Laufzeit wirtschaftlich bleibt. Eine Empfehlung ohne Ihr Lastenheft ist eine Verkaufsempfehlung.
Was muss die Geschäftsführung selbst entscheiden?
Ziele, Investitionsrahmen, welche Prozessänderungen im Haus zulässig sind, welche Risiken tragbar sind und die endgültige Auswahl. Anforderungserhebung, Marktprüfung, Testorganisation und Angebotsvergleich lassen sich delegieren.
Reicht eine Anbieterpräsentation?
Nein. Eine freie Präsentation zeigt, was das Produkt gut kann. Ihre Testfälle zeigen, ob es Ihre Arbeit kann. Alle Anbieter bekommen dieselben Fälle, die Ergebnisse werden dokumentiert.
Ist Cloud günstiger?
Nicht grundsätzlich. Verglichen werden alle Kosten über denselben Zeitraum, und dazu die Bedingungen: Verfügbarkeit, Datenexport, Preisänderungen, Kündigung. Für Sozialdaten und Gesundheitsdaten kommen eigene Vorgaben dazu.
Brauchen wir Individualanpassungen?
Nur, wenn eine wesentliche Anforderung im Standard nicht vertretbar erfüllt werden kann. Jede Anpassung kostet beim Bau, beim Test und bei jedem Versionswechsel wieder. Sie braucht eine geschäftliche Begründung, keine Gewohnheit.
Kann unser Systemhaus die Einführung machen?
Wenn es Produkt, Branche und Personal dafür nachweislich hat. Das wird in der Auswahl geprüft wie der Hersteller selbst. Ein gutes Systemhaus für den Betrieb ist nicht automatisch ein guter ERP‑Partner.
Was passiert mit unseren Altdaten?
Das wird vor dem Vertrag geklärt: Umfang, Qualität, wer bereinigt, was es kostet und wie Sie auf aufbewahrungspflichtige Altdaten zugreifen, die nicht mitwandern. Nach der Unterschrift ist es ein Nachtrag zum Preis des Anbieters.
Scheitern nicht die meisten ERP‑Projekte?
Diese Zahl gibt es für den deutschen Mittelstand nicht belastbar. Was es gibt, sind die Ursachen, wenn es schiefgeht: unklare Ziele, wachsender Umfang, zu wenig Zeit der Fachbereiche, unterschätzte Schnittstellen, ungeprüfte Daten. Genau die werden in der Auswahl sichtbar, bevor sie Geld kosten.
Garantiert unabhängige Beratung den Erfolg?
Nein. Sie sorgt für eine Entscheidungsgrundlage, die hält. Ob das Projekt gelingt, entscheiden danach die Mitarbeit Ihrer Fachbereiche und die Qualität der Einführung.
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